Home » Participación hotelera en la gestión de eventos – MICE
Participación hotelera en la gestión de eventos – MICE

Participación hotelera en la gestión de eventos – MICE

En sentido amplio, todos los eventos que se pueden celebrar en un hotel se engloban en lo que, en terminología anglosajona, se denomina MICE, acrónimo de reuniones, incentivos, congresos y exposiciones.

Existen eventos que con cierta frecuencia encargan tanto las personas a nivel particular, como las empresas y otras organizaciones e instituciones, que suelen requerir de unas instalaciones y de unos servicios para los que la mayoría de los hoteles están suficientemente dotados. Son los llamados eventos MICE. Estos eventos suelen ser bastante variados, pero tienen en común que a ellos suele acudir un importante número de personas que van a utilizar unos espacios para sus reuniones, van a requerir una serie de servicios de restauración, en algunos casos van a tener que pernoctar y posiblemente vayan a necesitar algún servicio complementario. Por ello, muchos hoteles poseen la capacidad necesaria para encargarse de este tipo de eventos y actividades, las cuales pueden llegar a tener un gran protagonismo en su cuenta de resultados.

¿Qué son los eventos MICE?

El concepto MICE agrupa distintos tipos de eventos:

Meetings (Reuniones)

Son eventos concretos organizados por personas o instituciones con una finalidad específica y que, habitualmente, tienen una duración inferior a un día. En este tipo se podrían incluir los banquetes, homenajes, despedidas, etc.

Incentives (Incentivos)

Aquellos eventos que habitualmente organizan las empresas para premiar a aquellos empleados que han tenido un buen comportamiento o han logrado unos resultados extraordinarios. En la mayor parte de los casos estos eventos forman parte de un viaje de incentivo que incluye no sólo el evento en sí, sino el viaje, el alojamiento y manutención y algunas actividades complementarias, para el empleado y un acompañante.

Congress (Congresos)

Son eventos, habitualmente periódicos, organizados por instituciones, organizaciones profesionales u otro tipo de asociaciones, con el objetivo de debatir o avanzar en el conocimiento de algunos temas concretos. También se le conoce como turismo de congresos.

Exhibitions (Exposiciones)

Son presentaciones, habitualmente temporales, en las que se da a conocer al público una amplia gama de productos o servicios con un fin comercial. Las ferias son exposiciones de cierta envergadura y pueden estar orientadas al público en general, a profesionales o a ambos.

El mercado internacional de eventos se encuentra en plena expansión, ocupando un puesto de privilegio en cuanto al número de eventos organizados y al volumen de asistentes a los mismos.

¿Qué tipos de eventos hoteleros existen?

Existen varios tipos de eventos hoteleros, más allá de los MICE antes mencionados, que pueden ayudar al desarrollo y promoción de nuestro hotel:

  • Empresariales: conferencias, reuniones, eventos de networking o de team building…
  • Sociales y celebraciones: cumpleaños, compromisos, bodas, comuniones…
  • Gastronómicos: catas, food trucks, participación de chefs de reconocido prestigio…
  • Culturales: exposiciones, encuentros con artistas y autores, cine, desfiles de moda…
  • Solidarios: subastas, galas benéficas…

Organización y gestión de eventos hoteleros

Aunque la organización integral de un evento MICE es un proceso muy complejo que está configurado por una serie de etapas, normalmente los hoteles tan solo participan activamente en la fase en la que se desarrolla el evento en sí mismo.
La celebración de un evento en un hotel va a depender de múltiples factores y actuaciones, por lo tanto los puntos clave en los que se fundamenta la venta de un evento, por parte del hotel, son:

El tipo de evento a cubrir

Es necesario que el cliente defina la naturaleza del mismo indicando, de la manera más aproximada posible, cuáles van a ser sus necesidades de espacios y servicios. Por ejemplo, si se va a necesitar un auditorio o salón de gran dimensión para las sesiones de apertura y clausura, si se van a ofrecer y dónde los coffee break, si se va a prestar un servicio de azafatas, medios audiovisuales, traducción simultánea, etc.

Las fechas de realización del evento MICE

Es de suma importancia la elección de las fechas del evento, pues de ellas va a depender, en primer lugar, la disponibilidad de las instalaciones y, más concretamente, de las habitaciones a contratar y, el precio que el hotel va a poder cobrar por la organización del evento.

Presupuesto

Una vez se han definido las instalaciones y los servicios que el cliente va a necesitar y las fechas en las que se va a desarrollar, el hotel debe elaborar un presupuesto que recoja todos los detalles, el pago de los servicios y los consumos.

Contrato

El contrato que se firma para la organización de un evento en un hotel es un acuerdo entre las partes, dónde deben aparecer el número y tipo de salones contratados, cantidad y características de las habitaciones, servicios de restauración, etc.

En resumen, los hoteles son una vía de gran importancia para crear eventos MICE en espacios innovadores con experiencias inspiradoras y servicios personalizados.

2/5 - (1 voto)

¿Quieres estar al tanto de noticias y consejos sobre el sector hotelero?

Te ayudamos a desarrollar y optimizar tu proyecto hotelero.

déjanos ayudarte…
Consultoría Hotelera
Utilizamos cookies propias y de terceros para realizar el análisis de la navegación de los usuarios y mejorar nuestros servicios. Si continúa navegando, consideramos que acepta su uso. Puede obtener más información, o bien conocer cómo cambiar la configuración, pulsando en Más información