Participación hotelera en la gestión de eventos – MICE

Existen eventos que con cierta frecuencia encargan tanto las personas a nivel particular, como las empresas y otras organizaciones e instituciones, que suelen requerir de unas instalaciones y de unos servicios para los que la mayoría de los hoteles están suficientemente dotados. Estos eventos suelen ser bastante variados, pero tienen en común que a ellos suele acudir un importante número de personas que van a utilizar unos espacios para sus reuniones, van a requerir una serie de servicios de restauración, en algunos casos van a tener que pernoctar y posiblemente vayan a necesitar algún servicio complementario. Por ello, muchos hoteles poseen la capacidad necesaria para encargarse de este tipo de eventos y actividades, las cuales pueden llegar a tener un gran protagonismo en su cuenta de resultados.

El concepto MICE agrupa distintos tipos de eventos:

• Meetings (Reuniones): Son eventos concretos organizados por personas o instituciones con una finalidad específica y que, habitualmente, tienen una duración inferior a un día. En este tipo se podrían incluir los banquetes, homenajes, despedidas, etc.
• Incentives (Incentivos): Aquellos eventos que habitualmente organizan las empresas para premiar a aquellos empleados que han tenido un buen comportamiento o han logrado unos resultados extraordinarios. En la mayor parte de los casos estos eventos forman parte de un viaje de incentivo que incluye no sólo el evento en sí, sino el viaje, el alojamiento y manutención y algunas actividades complementarias, para el empleado y un acompañante.
• Congress (Congresos): Son eventos, habitualmente periódicos, organizados por instituciones, organizaciones profesionales u otro tipo de asociaciones, con el objetivo de debatir o avanzar en el conocimiento de algunos temas concretos. También se le conoce como turismo de congresos.
• Exhibitions (Exposiciones): Son presentaciones, habitualmente temporales, en las que se da a conocer al público una amplia gama de productos o servicios con un fin comercial. Las ferias son exposiciones de cierta envergadura y pueden estar orientadas al público en general, a profesionales o a ambos.

El mercado internacional de eventos se encuentra en plena expansión, ocupando un puesto de privilegio en cuanto al número de eventos organizados y al volumen de asistentes a los mismos.

Organización y gestión de eventos en hoteles

Aunque la organización integral de un evento es un proceso muy complejo que está configurado por una serie de etapas, normalmente los hoteles tan solo participan activamente en la fase en la que se desarrolla el evento en sí mismo.
La celebración de un evento en un hotel va a depender de múltiples factores y actuaciones, por lo tanto los puntos clave en los que se fundamenta la venta de un evento, por parte del hotel, son:

• El tipo de evento a cubrir: Es necesario que el cliente defina la naturaleza del mismo indicando, de la manera más aproximada posible, cuáles van a ser sus necesidades de espacios y servicios. Por ejemplo, si se va a necesitar un auditorio o salón de gran dimensión para las sesiones de apertura y clausura, si se van a ofrecer y dónde los coffee break, si se va a prestar un servicio de azafatas, medios audiovisuales, traducción simultánea, etc.
• Las fechas de realización del evento: Es de suma importancia la elección de las fechas del evento, pues de ellas va a depender, en primer lugar, la disponibilidad de las instalaciones y, más concretamente, de las habitaciones a contratar y, el precio que el hotel va a poder cobrar por la organización del evento.
• Presupuesto: Una vez se han definido las instalaciones y los servicios que el cliente va a necesitar y las fechas en las que se va a desarrollar, el hotel debe elaborar un presupuesto que recoja todos los detalles, el pago de los servicios y los consumos.
• Contrato: El contrato que se firma para la organización de un evento en un hotel es un acuerdo entre las partes, dónde deben aparecer el número y tipo de salones contratados, cantidad y características de las habitaciones, servicios de restauración, etc.

En resumen, los hoteles son una vía de gran importancia para crear eventos en espacios innovadores con experiencias inspiradoras y servicios personalizados.