Die Hotelauslastung ist eine grundlegende Kennzahl in der Hotellerie. Denn sie vermittelt einen klaren Überblick über die effektive Raumnutzung. Darüber hinaus trägt sie dazu bei, den Umsatz und die Buchungszahlen zu maximieren sowie fundierte Entscheidungen hinsichtlich des Ressourcenmanagements zu treffen.
Hier erklären wir Ihnen, wie Sie die Auslastung Ihres Hotels berechnen können, damit Sie Ihre Buchungs- und Umsatzprognosen erstellen können. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Finanzlage zu verbessern und eine höhere Rendite auf Ihre Investition zu erzielen.
Inhaltsverzeichnis
So berechnen Sie Schritt für Schritt die Hotelauslastung
Schritt 1: Legen Sie den Berechnungszeitraum fest
Der erste Schritt bei der Berechnung der Auslastungsrate Ihres Hotels besteht darin, den Zeitraum festzulegen, für den die Berechnung erfolgen soll. Dieser Zeitraum kann je nach Ihrem Hotel-Geschäftsplan variieren; bei neu eröffneten Hotels werden diese Prognosen beispielsweise für ein Jahr oder länger erstellt.
In der Hotellerie erfolgen Berechnungen in der Regel nach der Jahreszeit: Hochsaison, Nebensaison, Ferien usw. Sie können sogar zwei Zeiträume heranziehen: eine langfristige Prognose und eine saisonale Prognose.
Schritt 2: Ermitteln Sie, wie viele Hotelzimmer Sie besitzen
Der nächste Schritt bei der Berechnung der Auslastung besteht darin, die Gesamtkapazität der Unterkunft zu ermitteln. In einem Hotel entspricht dies der Gesamtzahl der verfügbaren Zimmer, d. h. der maximalen Kapazität Ihrer Unterkunft.
Stellen Sie sich vor, Sie möchten herausfinden, wie Sie die Auslastung für einen Sommerurlaub berechnen können. Dann sollten Sie von der Anzahl der Zimmer ausgehen, die Sie an Ihre Gäste vermieten können, z. B. 20, 100, 8.000 usw. Dazu gehören sowohl Standardzimmer als auch Junior-Suiten, Präsidentensuiten, Bungalows usw.
Schritt 3: Erheben Sie Daten zur Marktbelegung
Ein wichtiger Aspekt bei der Berechnung der Hotelauslastung ist die Erhebung von Informationen und Belegungsdaten aus dem Hotelmarkt. Im Zusammenhang mit einem Hotel bedeutet dies, zu erfassen, wie viele Zimmer in ähnlichen Zeiträumen in Ihrem Hotel belegt waren, beispielsweise in den Hochsaisonen der vergangenen Jahre.
Doch das ist noch nicht alles: Bei der Berechnung der Auslastungsrate ist es zudem wichtig zu wissen, wie sich die Auslastung anderer Hotels und des Reiseziels insgesamt entwickelt hat. Wenn es beispielsweise am Standort Ihres Hotels 24.000 Hotelzimmer gibt und in der Hochsaison 90 % davon belegt sind, verfügen Sie bereits über aussagekräftige Daten, anhand derer Sie Ihre potenzielle Auslastung abschätzen können.
Schritt 4: Berechnen Sie die Gesamtauslastung
Im nächsten Schritt wird anhand aller verfügbaren Daten die Gesamtauslastung für den ausgewählten Zeitraum berechnet. Eine Möglichkeit hierfür ist die Berechnung des Durchschnitts der historischen Auslastung. Besteht Ihr Hotel beispielsweise seit 5 Jahren, können Sie die durchschnittliche Auslastung als Schätzwert verwenden.
Falls Ihr Hotel neu ist, können Sie die durchschnittliche Auslastung des Marktes heranziehen. Ermitteln Sie zunächst, wie viele Zimmer in diesem Zeitraum belegt sind. Teilen Sie anschließend die Gesamtzahl der belegten Zimmer durch die Anzahl der Hotels; so erhalten Sie einen Durchschnittswert, den Sie als Ausgangspunkt verwenden können.
Schritt 5: Ermitteln Sie den prozentualen Wert
Um schließlich die Auslastungsrate zu berechnen, dividieren Sie die in Schritt 4 ermittelte Gesamtbelegung durch die Gesamtkapazität Ihres Hotels (oder Sie können dasselbe mit Marktdaten tun). Multiplizieren Sie anschließend das erhaltene Ergebnis mit 100, um den prozentualen Wert zu ermitteln.
Nehmen wir an, Ihr Hotel verfügt über 120 Zimmer und in der Hochsaison sind 78 Zimmer belegt. Teilen Sie dann 78 durch 120 und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100: 78/120 = 0,65 * 100 = 65 %. Wie Sie sehen, beträgt die Hotelauslastung 65 %.
Vorteile der Kenntnis der Berechnung Ihrer Hotelauslastung
Steigern Sie Ihre Buchungen
Die Kenntnis der Auslastungsrate ermöglicht es dem Management, Preis- und Marketingstrategien anzupassen, um den Umsatz zu maximieren. So können beispielsweise in der Nebensaison Sonderangebote durchgeführt werden, um die Buchungen zu steigern, und in der Hochsaison die Preise angepasst werden, um durch die hohe Nachfrage mehr Umsatz zu erzielen.
Effizientere Ressourcenverwaltung
Das Wissen um die Berechnung der Auslastungsraten hilft dabei, Schwund zu erkennen, Bereiche zu identifizieren, die mehr Ressourcen erfordern, oder Bereiche, in denen Einsparungen möglich sind. Auf diese Weise lassen sich Strategien umsetzen und die KPIs des Hotels genauer verfolgen.
Fundiertere Entscheidungsfindung
Anhand präziser Belegungsdaten können Manager fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob die Hotelkapazität erhöht, Buchungskanäle geschlossen oder Preise angehoben bzw. gesenkt werden müssen. Ist die Belegung beispielsweise durchgehend niedrig, muss der aktuelle Preis möglicherweise neu bewertet werden.
Die Nachfrage vorausschauend einschätzen
Viele Hotels verzeichnen einen Rückgang ihrer Buchungen, weil sie es versäumen, sich auf Veränderungen in der Zimmernachfrage vorzubereiten und diese zu antizipieren. Wenn Sie wissen, wie man die Auslastungsraten berechnet, können Sie diese Veränderungen vorhersehen, indem Sie Ihr Angebot, Ihre Werbeaktionen und Ihre Kommunikation ad hoc an die Marktsituation anpassen.
Was tun, wenn man nicht weiß, wie man die Hotelauslastungsrate berechnet?
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Hotelauslastung berechnen, kann sich das negativ auf Ihre Hotelplanung und Ihre Finanzen auswirken. Zunächst einmal wird Ihre Preisplanung ungenauer sein, wodurch Ihre Preise über oder unter dem Durchschnitt der Konkurrenz liegen und Sie somit Geld verlieren!
Doch das ist noch nicht alles: Ihnen werden Informationen fehlen, die Ihnen helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Zum Beispiel bei der Planung von Umbauten oder Arbeiten in den Zimmern. Außerdem werden Sie nicht von Veränderungen in der Nachfrage profitieren können, wie etwa einer höheren Auslastung in der Hochsaison.
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