Die Auslastungsrate ist eine grundlegende Kennzahl in der Hotellerie. Dies liegt daran, dass diese Kennzahl einen klaren Überblick über die effektive Raumnutzung bietet. Darüber hinaus trägt sie dazu bei, den Umsatz und die Buchungszahlen zu maximieren sowie fundierte Entscheidungen hinsichtlich des Ressourcenmanagements zu treffen.
Hier erklären wir Ihnen, wie Sie die Auslastung Ihres Hotels berechnen können, damit Sie Ihre Prognosen zu Buchungen und Einnahmen erstellen können. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Finanzen zu verbessern und eine höhere Rendite aus Ihrer Investition zu erzielen.
Inhaltsverzeichnis
So berechnen Sie die Auslastungsrate Schritt für Schritt
Schritt 1: Legen Sie den Berechnungszeitraum fest
Der erste Schritt zur Berechnung der Auslastungsrate besteht darin, den Zeitraum festzulegen, für den die Berechnung erfolgen soll. Dieser Zeitraum kann je nach Ihrem Hotel-Geschäftsplanvariieren; bei neu eröffneten Hotels erstrecken sich diese Prognosen beispielsweise über ein Jahr oder länger.
In der Hotellerie erfolgen die Berechnungen in der Regel entsprechend der Jahreszeit: Hochsaison, Nebensaison, Ferien usw. Sie können sogar zwei Zeiträume heranziehen: eine langfristige Prognose und eine saisonale Prognose.
Schritt 2: Ermitteln Sie, wie viele Hotelzimmer Sie besitzen
Der nächste Schritt bei der Berechnung der Auslastungsrate besteht darin, die Gesamtkapazität der Räumlichkeiten zu ermitteln. In einem Hotel wäre dies die Gesamtzahl der verfügbaren Zimmer, d. h. die maximale Kapazität Ihrer Unterkunft.
Stellen Sie sich vor, Sie möchten berechnen, wie hoch die Auslastung während der Sommerferien sein wird. Ihr Ausgangspunkt sollte also die Anzahl der Zimmer sein, die Sie an Ihre Gäste vermieten können, zum Beispiel 20, 100, 8.000 usw. Dazu gehören sowohl Standardzimmer als auch Junior-Suiten, Präsidentensuiten, Bungalows usw.
Schritt 3: Erheben Sie Daten zur Marktbelegung
Ein wichtiger Aspekt bei der Berechnung der Auslastungsrate ist die Erhebung von Informationen und Daten zur Auslastung im Hotelmarkt. Im Kontext eines Hotels bedeutet dies, zu ermitteln, wie viele Zimmer in vergleichbaren Zeiträumen in Ihrem Hotel belegt waren, beispielsweise in der Hochsaison früherer Jahre.
Doch das ist noch nicht alles: Bei der Berechnung der Auslastungsrate ist es ebenfalls wichtig zu wissen, wie die Auslastung anderer Hotels und des Reiseziels insgesamt war. Wenn es beispielsweise in der Umgebung Ihres Hotels 24.000 Hotelzimmer gibt und diese in der Hochsaison zu 90 % belegt sind, verfügen Sie bereits über eine aussagekräftige Zahl, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre potenzielle Auslastung abzuschätzen.
Schritt 4: Berechnen Sie die Gesamtbelegung
Der nächste Schritt besteht darin, anhand aller vorliegenden Daten die Gesamtbelegung für den ausgewählten Zeitraum zu berechnen. Eine Möglichkeit hierfür ist die Ermittlung eines historischen Durchschnittswerts der Belegung. Wenn Ihr Hotel beispielsweise seit fünf Jahren in Betrieb ist, können Sie einen Durchschnittswert der Belegung ermitteln und diesen als Schätzwert heranziehen.
Wenn Ihr Hotel neu ist, können Sie die durchschnittliche Auslastung des Marktes heranziehen. Ermitteln Sie zunächst, wie viele Zimmer in diesem Zeitraum belegt sind. Teilen Sie anschließend die Gesamtzahl der belegten Zimmer durch die Anzahl der Hotels; so erhalten Sie einen Durchschnittswert, den Sie als Ausgangspunkt verwenden können.
Schritt 5: Ermitteln Sie den Prozentsatz
Um schließlich die Auslastungsrate zu berechnen, dividieren Sie die in Schritt 4 ermittelte Gesamtbelegung durch die Gesamtkapazität Ihres Hotels (oder Sie können dasselbe mit den Marktdaten tun). Multiplizieren Sie anschließend das Ergebnis mit 100, um den Prozentsatz zu ermitteln.
Nehmen wir an, Ihr Hotel verfügt über 120 Zimmer und in der Hochsaison sind 78 davon belegt. Teilen Sie also 78 durch 120 und multiplizieren Sie das Ergebnis anschließend mit 100: 78/120 = 0,65 * 100 = 65 %. Wie Sie sehen, beträgt die Hotelauslastung 65 %.
Vorteile der Kenntnis der Berechnung der Auslastungsrate
Steigerung Ihrer Buchungen
Die Kenntnis der Auslastungsrate ermöglicht es der Geschäftsleitung, Preise und Marketingstrategien anzupassen, um den Umsatz zu maximieren. So können beispielsweise in der Nebensaison Sonderangebote eingeführt werden, um die Buchungszahlen zu steigern. In der Hochsaison hingegen können die Preise angepasst werden, um die hohe Nachfrage zu nutzen und den Umsatz zu steigern.
Effizienteres Ressourcenmanagement
Das Wissen um die Berechnung der Auslastungsrate hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren, Bereiche zu erkennen, die mehr Ressourcen erfordern, oder Bereiche, in denen das Budget gekürzt werden kann. Auf diese Weise lassen sich Strategien umsetzen und die Kontrolle über die hotelbezogenen KPIs genauer im Blick zu behalten.
Fundiertere Entscheidungsfindung
Anhand präziser Daten zur Auslastung können Hotelmanager fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob die Kapazität des Hotels erhöht, Buchungskanäle geschlossen oder die Preise angehoben bzw. gesenkt werden müssen. Ist die Auslastung beispielsweise durchgehend niedrig, kann es erforderlich sein, den aktuellen Preis neu zu bewerten.
Vorausschauende Bedarfsplanung
Viele Hotels verzeichnen einen Rückgang ihrer Buchungen, weil sie sich nicht auf Veränderungen in der Nachfrage nach Zimmern vorbereitet und diese nicht vorweggenommen haben. Wenn Sie wissen, wie Sie die Auslastungsrate berechnen, können Sie diese Veränderungen vorhersehen und Ihr Angebot entsprechend anpassen. Dies gilt auch für Änderungen bei Werbeaktionen und eine auf die Marktsituation abgestimmte Kommunikation.
Was passiert, wenn Sie nicht wissen, wie man die Auslastungsrate berechnet?
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Auslastungsrate berechnen, kann dies Auswirkungen auf die Planung Ihres Hotels sowie auf dessen Finanzen haben. Zunächst einmal wird Ihre Preisplanung nicht so präzise sein. Dies kann dazu führen, dass Sie über oder unter den durchschnittlichen Kosten der Konkurrenz liegen. Sie würden also Geld verlieren!
Doch das ist noch nicht alles: Es fehlen Ihnen Informationen, die Ihnen bei der richtigen Entscheidungsfindung helfen. Dazu gehört beispielsweise die Planung von Umbauten oder Arbeiten in den Zimmern. Ebenso werden Veränderungen in der Nachfrage, wie etwa die steigende Auslastung in der Hochsaison, nicht ausreichend genutzt.
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