Es gibt Veranstaltungen, die häufig von Privatpersonen, Unternehmen sowie anderen Organisationen und Institutionen in Auftrag gegeben werden und für die in der Regel Räumlichkeiten und Dienstleistungen benötigt werden, über die die meisten Hotels in ausreichendem Maße verfügen. Diese Veranstaltungen sind in der Regel sehr vielfältig, haben jedoch gemeinsam, dass sie meist von einer beträchtlichen Anzahl von Personen besucht werden, die Räumlichkeiten für ihre Besprechungen nutzen, eine Reihe von Verpflegungsleistungen in Anspruch nehmen, in einigen Fällen übernachten müssen und möglicherweise zusätzliche Dienstleistungen benötigen. Aus diesem Grund, Viele Hotels verfügen über die erforderlichen Kapazitäten, um diese Art von Veranstaltungen und Aktivitäten durchzuführen, die einen wesentlichen Beitrag zu ihrer Gewinn- und Verlustrechnung leisten können.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet der Begriff „MICE“?
Der Begriff „MICE“ umfasst verschiedene Arten von Veranstaltungen:
Veranstaltungen
Hierbei handelt es sich um spezifische Veranstaltungen, die von Personen oder Institutionen zu einem bestimmten Zweck organisiert werden und in der Regel weniger als einen Tag dauern. Zu dieser Kategorie zählen beispielsweise Bankette, Ehrungen, Abschiedsfeiern usw.
Incentive-
: Dabei handelt es sich um Veranstaltungen, die Unternehmen in der Regel organisieren, um Mitarbeiter zu belohnen, die sich durch gutes Verhalten ausgezeichnet oder außergewöhnliche Ergebnisse erzielt haben. In den meisten Fällen sind diese Veranstaltungen Teil einer Incentive-Reise, die nicht nur die Veranstaltung selbst, sondern auch die Anreise, Unterkunft und Verpflegung sowie einige zusätzliche Aktivitäten für den Mitarbeiter und eine Begleitperson umfasst.
Kongresse
Hierbei handelt es sich um Veranstaltungen, die in der Regel regelmäßig stattfinden und von Institutionen, Berufsverbänden oder anderen Vereinigungen organisiert werden, mit dem Ziel, bestimmte Themen zu erörtern oder den Wissensstand zu diesen Themen zu erweitern. Dieser Bereich wird auch als Konferenztourismus bezeichnet.
Messen
Hierbei handelt es sich um – in der Regel befristete – Präsentationen, bei denen der Öffentlichkeit zu kommerziellen Zwecken eine breite Palette von Produkten oder Dienstleistungen vorgestellt wird. Messen sind Veranstaltungen einer bestimmten Größe und können sich an die breite Öffentlichkeit, an Fachbesucher oder an beide richten.
Der internationale Veranstaltungsmarkt befindet sich in voller Expansion und nimmt hinsichtlich der Anzahl der organisierten Veranstaltungen sowie des Besucheraufkommens eine herausragende Stellung ein.
Organisation und Durchführung von Veranstaltungen in Hotels
Obwohl die umfassende Organisation einer Veranstaltung ein sehr komplexer Prozess ist, der sich aus einer Reihe von Phasen zusammensetzt, sind Hotels in der Regel nur in der Phase aktiv beteiligt, in der die Veranstaltung selbst stattfindet.
Die Durchführung einer Veranstaltung in einem Hotel hängt von zahlreichen Faktoren und Maßnahmen ab; daher sind die folgenden Punkte entscheidend für den Verkauf einer Veranstaltung durch das Hotel:
Die Art der zu organisierenden Veranstaltung
Der Kunde muss deren Art definieren und dabei so genau wie möglich angeben, welchen Bedarf er an Räumlichkeiten und Dienstleistungen hat. Beispielsweise, ob für die Eröffnungs- und Abschlusssitzungen ein großer Saal oder Raum benötigt wird, ob und wo Kaffeepausen angeboten werden, ob ein Hostessenservice, audiovisuelle Technik oder Simultandolmetschen bereitgestellt werden sollen usw.
Die Termine der Veranstaltung
Die Wahl der Veranstaltungstermine ist von größter Bedeutung, da davon in erster Linie die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten – insbesondere der zu mietenden Räume – sowie der Preis, den das Hotel dafür berechnen kann, und damit letztlich die Organisation der Veranstaltung abhängen.
Kostenvoranschlag
Sobald die vom Kunden benötigten Einrichtungen und Dienstleistungen sowie die Termine für deren Erbringung festgelegt wurden, muss das Hotel einen Kostenvoranschlag erstellen, der alle Einzelheiten, die Bezahlung der Dienstleistungen sowie den Verbrauch enthält.
Vertrags
Der für die Organisation einer Veranstaltung in einem Hotel unterzeichnete Vertrag ist eine Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien, in der die Anzahl und Art der gebuchten Zimmer, die Anzahl und die Merkmale der Zimmer, die Verpflegungsleistungen usw. aufgeführt sein müssen.
Kurz gesagt: Hotels sind ein unverzichtbarer Ort für die Gestaltung von Veranstaltungen in innovativen Räumlichkeiten, die inspirierende Erlebnisse und einen individuellen Service bieten.
