Es gibt Veranstaltungen, die mit einer gewissen Häufigkeit sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen und anderen Organisationen und Institutionen in Auftrag gegeben werden und für die in der Regel Räumlichkeiten und Dienstleistungen erforderlich sind, über die die meisten Hotels in ausreichendem Maße verfügen. Es handelt sich dabei um sogenannte MICE-Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen sind in der Regel sehr vielfältig, haben jedoch gemeinsam, dass sie meist von einer großen Anzahl von Personen besucht werden, die Räumlichkeiten für ihre Tagungen nutzen, eine Reihe von Verpflegungsleistungen in Anspruch nehmen, in einigen Fällen übernachten müssen und möglicherweise zusätzliche Dienstleistungen benötigen. Aus diesem Grund verfügen viele Hotels über die erforderlichen Kapazitäten, um diese Art von Veranstaltungen und Aktivitäten zu betreuen, die einen erheblichen Anteil an ihrer Gewinn- und Verlustrechnung ausmachen können.
Inhaltsverzeichnis
Was sind MICE-Veranstaltungen?
Der Begriff „MICE“ umfasst verschiedene Arten von Veranstaltungen:
Meetings (Veranstaltungen)
Hierbei handelt es sich um konkrete Veranstaltungen, die von Personen oder Institutionen zu einem bestimmten Zweck organisiert werden und in der Regel weniger als einen Tag dauern. Zu dieser Kategorie zählen beispielsweise Bankette, Ehrungen, Abschiedsfeiern usw.
Incentives (Anreize)
Veranstaltungen, die üblicherweise von Unternehmen organisiert werden, um Mitarbeiter zu belohnen, die sich durch gute Leistungen ausgezeichnet oder außergewöhnliche Ergebnisse erzielt haben. In den meisten Fällen sind diese Veranstaltungen Teil einer Incentive-Reise, die nicht nur die Veranstaltung selbst, sondern auch die Anreise, die Unterkunft und Verpflegung sowie einige ergänzende Aktivitäten für den Mitarbeiter und eine Begleitperson umfasst.
Kongresse
Hierbei handelt es sich um – in der Regel regelmäßig stattfindende – Veranstaltungen, die von Institutionen, Berufsverbänden oder anderen Vereinigungen organisiert werden, um bestimmte Themen zu erörtern oder den Wissensstand zu diesen Themen zu erweitern. Dieser Bereich wird auch als Kongresstourismus bezeichnet.
Messen (Exposiciones)
Es handelt sich um – in der Regel zeitlich begrenzte – Präsentationen, bei denen der Öffentlichkeit zu kommerziellen Zwecken eine breite Palette von Produkten oder Dienstleistungen vorgestellt wird. Messen sind Ausstellungen von gewissem Umfang und können sich an die breite Öffentlichkeit, an Fachbesucher oder an beide richten.
Der internationale Veranstaltungsmarkt befindet sich in voller Expansion und nimmt hinsichtlich der Anzahl der organisierten Veranstaltungen sowie der Besucherzahlen eine herausragende Stellung ein.
Welche Arten von Hotelveranstaltungen werden angeboten?
Neben den bereits erwähnten MICE-Veranstaltungen gibt es verschiedene andere Arten von Hotelveranstaltungen, die zur Entwicklung und Vermarktung unseres Hotels beitragen können:
- Geschäftliche Anlässe: Konferenzen, Besprechungen, Networking- oder Teambuilding-Veranstaltungen…
- Gesellschaftliche Anlässe und Feiern: Geburtstage, Verlobungen, Hochzeiten, Erstkommunionen…
- Gastronomische Veranstaltungen: Verkostungen, Food Trucks, Mitwirkung renommierter Köche…
- Kulturelle Veranstaltungen: Ausstellungen, Begegnungen mit Künstlern und Autoren, Kino, Modenschauen…
- Wohltätigkeitsveranstaltungen: Auktionen, Benefizgalas…
Organisation und Durchführung von Hotelveranstaltungen
Obwohl die umfassende Organisation einer MICE-Veranstaltung ein sehr komplexer Prozess ist, der sich aus einer Reihe von Phasen zusammensetzt, sind Hotels in der Regel nur in der Phase aktiv beteiligt, in der die Veranstaltung selbst stattfindet.
Die Durchführung einer Veranstaltung in einem Hotel hängt von zahlreichen Faktoren und Maßnahmen ab; daher sind die folgenden Punkte die wesentlichen Grundlagen für den Verkauf einer Veranstaltung durch das Hotel:
Die Art der zu organisierenden Veranstaltung
Der Kunde muss die Art der Veranstaltung definieren und dabei so genau wie möglich angeben, welchen Bedarf er an Räumlichkeiten und Dienstleistungen hat. Beispielsweise, ob für die Eröffnungs- und Abschlusssitzungen ein Auditorium oder ein großer Saal benötigt wird, ob und wo Kaffeepausen angeboten werden, ob ein Hostessen-Service, audiovisuelle Technik, Simultandolmetschen usw. bereitgestellt werden soll.
Die Termine für die Durchführung der MICE-Veranstaltung
Die Wahl der Veranstaltungstermine ist von größter Bedeutung, da davon in erster Linie die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten und insbesondere der zu buchenden Zimmer sowie der Preis abhängt, den das Hotel für die Ausrichtung der Veranstaltung berechnen kann.
Kostenvoranschlag
Sobald die vom Kunden benötigten Einrichtungen und Leistungen sowie die Termine, an denen die Veranstaltung stattfinden soll, festgelegt sind, muss das Hotel einen Kostenvoranschlag erstellen, der alle Einzelheiten, die Bezahlung der Leistungen sowie die Verbrauchswerte enthält.
Vertrag
Der Vertrag, der für die Organisation einer Veranstaltung in einem Hotel unterzeichnet wird, ist eine Vereinbarung zwischen den Parteien, in der die Anzahl und Art der gebuchten Veranstaltungsräume, die Anzahl und Ausstattung der Zimmer, die Verpflegungsleistungen usw. aufgeführt sein müssen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Hotels eine äußerst wichtige Rolle bei der Gestaltung von MICE-Veranstaltungen in innovativen Räumlichkeiten mit inspirierenden Erlebnissen und maßgeschneiderten Dienstleistungen spielen.
